受注入力AI-OCR ― FAX・メール・PDF注文書を、そのまま TKS の受注データに
工務店・建設会社からの注文は、いまもFAX・メール添付（PDF/Excel）が大半。窓・サッシ・ガラスは シリーズ・寸法（W×H）・色・ガラス種・網戸・勝手（右/左）の枝分かれが膨大で、略称や"通称"での記載も多く、事務が読み解いて基幹へ手入力しています。受け取った注文書をAIが読み取り → 正式品番を自動特定 → 数量・寸法を拾い出し、担当は確認するだけ。確定分は次タブ「② TKS同時転記」へ流れます。
現状：どの経路で来ても最後は事務員が TKS へ手入力／1件5〜15分・サッシ寸法や色の読み違い・欠品連絡の遅れが即納の足かせに
このデモは「導入後の成果物イメージ」です。読み取り精度は貴社の実際の注文書でサンプル検証してから確定します（※内容は仮定を含み、実運用は協議のうえ決定します）。
受注インボックス未処理 4
FAX 大田建設工業 様 要品番特定
受信 08:12／手書きFAX 1枚／現場：品川区 T様邸 新築
メール 川崎ハウジング 様 添付PDF
受信 07:58／注文書PDF 1枚／サッシ定番リピート
Excel 目黒リフォーム 様 添付Excel
受信 08:30／注文明細Excel／内装建材・ガラス
メール 城南工務店 様 本文注文
受信 08:41／メール本文に注文／エクステリア追加
複合機スキャン・共有メールを自動取込
FAX複合機フォルダ ／ Microsoft 365 の受注用メールボックスを常時監視
AI読み取り結果 ― 大田建設工業 様
＝手書きFAX＝
現場：T様邸
APW330 引違い
16511 ホワイト
複層Low-E → 2
玄関ドア K2 右
ヴェナート → 1
網戸 付
明後日AM 現場
読取
品番特定
数量拾い
要確認
「APW330 引違い 16511」＝ YKK AP APW330 引違い窓 幅1650×高1100、「K2 右 ヴェナート」＝LIXIL ジエスタ2相当・玄関ドア 右勝手と自動解釈。自信度で3段階に仕分けし、低いものだけ人が確認します。
| 注文書の表記 | 特定した品番 | 数量 | 自信度 |
|---|
| APW330 引違 16511 ホワイト 複層Low-E | YKK AP APW330 引違い窓 16511 ホワイト 複層Low-E 網戸付 | 2 | 高 97% |
| 玄関ドア K2 右 ヴェナート | LIXIL ジエスタ2 K2仕様 片開き 右勝手 (色要確認) | 1 | 中 74% |
| 網戸 付 | APW330用 網戸（品番に内包） (重複計上を自動抑止) | ― | 高 92% |
受注確定 → 「② TKS同時転記」へ自動連携しました。
まず出せる価値（フェーズ1）
定番リピート・メール添付PDF/Excelの自動受注化（自信度が高いものは無確認で通す）。手入力を1件5〜15分 → 数十秒に。
育てて伸びる価値（フェーズ2）
手書きFAXの寸法・色・勝手の拾い出し。使うほど品番辞書（貴社の通称→正式品番）が育ち、自信度・自動化率が上がります。
TKS同時転記 ― 1回の確認で、TKS・Excel台帳・Teams・SharePoint まで一斉登録
「今あるものはそのままで自動化できるのか？」への答えがこのタブです。基幹の TKS はリプレースしません。受注確定の1アクションで、AIワークフローがTKS へそのまま入力（下記2方式）し、同時に Microsoft 365 側（Excel受注台帳・Teams通知・SharePoint 保管）へも反映します。同じ内容を何か所も打ち直す"転記地獄"がなくなります。
現状：受注1件を TKS・Excel台帳・共有フォルダ・配送メモ…と平均3〜4か所へ転記／打ち直しのたびに読み違い・抜け漏れが発生
TKS への入力方式は2通りから選べます ―
① 取込ファイル連携：TKS の受注インポート（CSV等）が使えれば、AIが整形ファイルを生成して取込。
② RPA画面自動入力：インポートが無い場合、人が打つのと同じ手順をRPAが TKS 画面に代理入力。どちらも TKS 本体の改修は不要です。
入力は1か所だけ（確認画面）
| 得意先 | 大田建設工業 様（CD:03318） |
|---|
| 現場 | 品川区 T様邸 新築 |
|---|
| 納品希望 | 明後日 AM／現場搬入 |
|---|
| 明細 | APW330 引違窓 16511 ホワイト 複層Low-E 網戸付 ×2 ／ LIXIL ジエスタ2 K2 片開右 ×1 |
|---|
| 出荷元 | 大田倉庫（在庫）／不足分メーカー直送 |
|---|
①取込ファイル連携：AIが TKS 受注インポート用ファイルを自動生成し、TKS が取り込みます。既存の運用フローに一番なじむ方式です。
ワークフロー ― 5系統へ同時転記待機中
▶ 「同時登録する」を押すと、各システムへ順に転記します。
セキュリティ：ワークフローは貴社の Microsoft 365 テナント内・社内ネットワーク側で完結する構成が可能です。TKS の認証情報や顧客データを外部SaaSに預けずに運用できます（構成は貴社IT方針に合わせて決定）。
AI見積アシスト ― 窓・サッシ・ガラスの拾い出しと単価当てを、下書きまで自動
イレギュラーな特価案件や新規現場は、見積が起点。AIが問い合わせ文・図面・仕様メモから品目を拾い出し、TKS の単価マスタ・過去取引を参照して見積下書きを生成。担当は金額を詰めるだけ。窓は寸法・ガラス種・色で単価が変わるため、この"当て込み"の手間が一番重い所です。
現状：ベテランが記憶と過去見積を掘り起こして手入力／担当者ごとに拾い漏れ・単価のばらつき／若手は時間がかかる
単価はTKS のマスタ・過去実績を正として参照します。AIは"下書き"まで。最終金額は必ず人が確定します（※価格判断はAIに委ねません）。
引合い（メール本文）
世田谷の戸建てリフォームです。
・掃出し窓 2箇所（だいたい 1650×2000）を樹脂サッシ・複層Low-Eに交換
・腰窓 3箇所（1650×1100）も同じシリーズで
・玄関を断熱ドア（親子・右勝手）に
・内窓（インプラス）も1階リビングに1箇所
概算で早めにお願いします。
品目拾い
品番特定
単価当て
下書き
AI見積下書き未生成
| 品目 | 特定品番 | 数 | 参照単価 |
|---|
| 掃出し窓 樹脂複層Low-E | APW330 引違 16520 (2枚建) | 2 | 過去実績 |
| 腰窓 樹脂複層Low-E | APW330 引違 16511 | 3 | マスタ |
| 断熱玄関ドア 親子・右 | LIXIL ジエスタ2 親子 K2 右 | 1 | マスタ |
| 内窓（内窓リフォーム） | LIXIL インプラス 引違い (寸法要採寸) | 1 | 要確認 |
内窓は正確な採寸が必要なため「要確認」で残しました。補助金（先進的窓リノベ等）対象の可能性がある品目はフラグを立てて営業に知らせます。
発注・仕入 自動化 ― メーカー別に発注書を自動振り分け・自動作成
受注が確定したら、在庫を引き当て → 不足分をメーカーへ発注。窓・ドアは YKK AP・LIXIL・三協アルミ などメーカーごとに発注様式・窓口が違い、事務が仕分けして各社フォーマットに打ち直しています。AIがメーカー別に明細を振り分け、各社の発注書を自動生成。あとは送るだけ、TKS の発注データにも同時登録します。
現状：1受注が複数メーカーへの発注に分かれる／各社様式へ手で打ち直し／発注漏れ・二重発注・納期確認の抜けが即納の壁に
在庫の引き当ては TKS の在庫を正として照会します。発注の要否・数量は担当が確認して確定してから送信する運用にできます。
受注 → 在庫引き当て → メーカー別発注
| 受注明細 | 数 | 大田倉庫在庫 | 手当て | 発注先 | 状態 |
|---|
| APW330 引違窓 16511 ホワイト | 2 | 在庫2 | 倉庫出荷 | ― | ― |
| APW330 引違窓 16520 ホワイト | 2 | 在庫0 | メーカー発注 | YKK AP | ― |
| LIXIL ジエスタ2 親子 K2 右 | 1 | 在庫0 | メーカー発注 | LIXIL | ― |
| 三協 レボリューZ 縦すべり 06011 | 3 | 在庫1 | 一部発注(2) | 三協アルミ | ― |
YKK AP 発注書
APW330 16520 ×2
YKK AP 様式で自動生成
LIXIL 発注書
ジエスタ2 親子 K2 右 ×1
LIXIL Web発注へ連携
三協アルミ 発注書
レボリューZ 06011 ×2
不足分のみ自動計算
請求・入金消込 ― 月初の請求発行と、入金の照合をワークフローで
月初は請求業務に事務が集中します。TKS の売上から請求書を発行 → 得意先ごとにまとめ → メール/郵送。入金は銀行明細（振込）と TKS の売掛を照合（消込）。振込名義のゆらぎ・複数請求のまとめ払いで手照合が発生しがちです。AIが候補を突き合わせ、確実な分は自動消込・迷う分だけ人へ回します。
現状：月初に請求発行と消込が集中／振込名義が現場名・略称でTKSの得意先と一致しない／手作業の照合で残業
銀行明細はネットバンキングのCSV/明細を取込。金額・名義・入金予定日で候補を提示し、一致が確実なものだけ自動消込。それ以外は必ず人が判断します。
入金明細 × TKS売掛 の自動照合
| 入金（銀行明細） | 入金額 | TKS売掛 候補 | 判定 | 処理 |
|---|
| カ）オオタケンセツ | 1,485,000 | 大田建設工業 様 / 8月請求 ¥1,485,000 | ― | ― |
| カワサキハウジング(ｶ | 642,300 | 川崎ハウジング 様 / 8月請求 ¥642,300 | ― | ― |
| ﾒｸﾞﾛﾘﾌｫｰﾑ | 330,000 | 目黒リフォーム 様 / 7月+8月 まとめ ¥330,000 | ― | ― |
| ﾀﾅｶ（現場名で振込） | 198,000 | 候補2件 (城南工務店/田中様邸ほか) | ― | ― |
4件中 3件を自動消込、1件（振込名義が現場名）を人の確認へ回しました。TKS の売掛残へ即時反映します。
請求書 自動発行・送付
TKS の締め売上から得意先別に請求書を自動作成。メール送付先は Microsoft 365 の連絡先を参照、郵送分は PDF を SharePoint に保管して一覧化。月初の発行作業を数クリックに。
未入金アラート
入金予定日を過ぎた売掛を自動検知して Teams に通知。督促の抜けを防ぎ、担当が催促するタイミングを逃しません。「誰が追うか」まで自動で割り当てできます。
AI店長 ― 品番・納期・過去案件を、Teamsで聞けば即答
「この窓の網戸だけ品番は？」「YKKのあのシリーズの納期は？」「前にA工務店に入れた玄関ドアの色は？」― こうした問い合わせがベテランに集中し、その人が休むと止まります。AI店長はTKS の取引データ・メーカー資料・過去の注文書（SharePoint）を横断して回答。出典つきなので確認もすぐ。新人でも一人前の受け答えができます。
現状：品番・納期・過去実績の知識が特定の人に集中／電話越しの「あれ何番だっけ」が業務を止める
AI店長に相談（Teams / 社内チャット） オンライン
AI店長です
品番・納期・過去案件、なんでも聞いてください。下のよくある質問からもどうぞ。
APW330の網戸だけの品番は？
APWシリーズの納期目安は？
前回入れた玄関ドアの色は？
AI店長が参照する情報源
データソース（すべて貴社内）
| TKS 取引・在庫データ | 得意先別の過去取引・品番・単価 |
| SharePoint 注文書・図面 | 過去の注文書PDF・現場資料 |
| メーカーカタログ・納期表 | YKK AP / LIXIL / 三協 ほか |
| 社内ナレッジ（Teams/Q&A） | 通称→正式品番の対応表 |
回答には必ず出典が付きます。「どのデータに基づく答えか」を確認できるので、AIの答えを鵜呑みにせず現場で安心して使えます。
連携全体像 ― 「今あるもの」はそのまま。あいだをAI＋ワークフローで繋ぐ
基幹 TKS はリプレースしません。日々お使いの Microsoft 365（Outlook・Teams・SharePoint・Excel） を土台に、その"あいだ"の入力・転記・照合という手作業だけをAIワークフロー（n8n等）が肩代わりします。既存の業務のやり方を大きく変えずに、入力作業を段階的に減らしていく構成です。
双方向連携（既存システムは改修せず、外側から入出力）
TKS（基幹）
販売管理
取込ファイル / RPA入力
Microsoft 365
Outlook / Teams
SharePoint / Excel
入力作業の削減イメージ（フェーズ導入後・試算）
数値は他社事例からの試算（仮定）です。実際の効果は貴社の実データでのサンプル検証後に精緻化します。
進め方（案）― 小さく始めて育てる
STEP 1
入口の1つを自動化。まず「メール添付PDF／定番リピートの受注入力→TKS取込」から。実データで精度を確認。
STEP 2
同時転記と発注へ拡張。TKS＋M365への一斉登録、メーカー別発注、入金消込を順に追加。
STEP 3
手書きFAX・見積・AI店長。難易度の高い領域と、ナレッジ活用へ。品番辞書が育つほど自動化率が上がります。
まずは「話を聞いてみたい」の段階として、貴社で一番"入力がつらい"入口を1つ選び、実際の注文書サンプルで読み取り精度を無料で検証するところから始められます。効果が見えてから次へ進めます。